📖 Mode d'emploi de Kairós Plan

Cliquez sur une fonction dans le sommaire pour ouvrir son article. Tout est expliqué en pas-à-pas, sans jargon technique.

Kairós — l'instant juste

Vous cherchez quelque chose de précis ? Cliquez directement sur la fonction. Vous arriverez sur sa fiche dédiée, sans bruit autour. Pour revenir au sommaire, un gros bouton « ← Retour au sommaire » est en haut de chaque article.

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Si quelque chose ne fonctionne pas comme prévu, envoyez un message à support@kairos-suite.com en décrivant ce que vous étiez en train de faire. Vous recevrez une réponse rapidement et on règlera la situation ensemble.

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Mode d'emploi Au quotidien 🔓 Se connecter

🔓 Se connecter

Comment accéder à Kairós Plan depuis votre ordinateur ou votre téléphone.

  1. Allez sur kairos-suite.com (ou ouvrez le lien envoyé par mail).
  2. Saisissez votre adresse email et votre mot de passe.
  3. À la toute première connexion, le mot de passe initial est 123456 (sauf indication contraire). L'application vous demandera de le changer immédiatement.
  4. Cliquez « Se connecter ».

Astuce — gardez l'onglet ouvert

Votre session reste active plusieurs heures. Si vous fermez le navigateur, vous serez automatiquement reconnecté à la prochaine visite (sauf si vous avez choisi « Se déconnecter » dans le menu).

Se déconnecter

Menu utilisateur (en haut à droite) → « Se déconnecter ». La session se ferme immédiatement.

Si vous laissez l'onglet ouvert sans toucher au site, la session se ferme toute seule après plusieurs heures d'inactivité, pour des raisons de sécurité.

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Mode d'emploi Au quotidien 🔑 Mot de passe oublié

🔑 Mot de passe oublié

Réinitialiser votre mot de passe par email, en moins d'une minute.

  1. Sur la page de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié ? ».
  2. Entrez votre email, puis cliquez « Envoyer ».
  3. Vous recevrez dans la minute un email avec un lien de réinitialisation valable 1 heure.
  4. Cliquez le lien, choisissez un nouveau mot de passe (au moins 6 caractères), validez.
Si vous ne recevez pas le mail : regardez dans les spams. Si rien après 5 minutes, contactez un administrateur — il pourra réinitialiser votre mot de passe directement (vous le recevrez à 123456, à changer immédiatement).

Le lien a expiré

Les liens de réinitialisation expirent au bout d'1 heure pour des raisons de sécurité. Refaites simplement une demande depuis la page de connexion.

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Mode d'emploi Au quotidien 👆 Touch ID / Face ID

👆 Touch ID / Face ID

Se connecter sans mot de passe, avec l'empreinte ou le visage.

Si votre appareil le permet (Mac récent, iPhone, Android avec capteur biométrique, clé matérielle YubiKey…), vous pouvez vous connecter sans mot de passe en utilisant votre empreinte digitale ou la reconnaissance faciale.

Activer Touch ID / Face ID sur cet appareil

  1. Connectez-vous une première fois avec votre mot de passe.
  2. Menu utilisateur (votre nom en haut à droite) → « 🔐 Mes passkeys ».
  3. Cliquez « + Ajouter une passkey sur cet appareil ».
  4. Le navigateur demande votre empreinte ou votre visage. Confirmez.
  5. C'est fait. À la prochaine connexion, l'option Touch ID / Face ID apparaîtra automatiquement.

Une passkey par appareil

Vous pouvez enregistrer plusieurs passkeys : une sur le Mac, une sur le téléphone, une sur la tablette. Chacune est liée à un appareil précis. Le mot de passe reste utilisable en parallèle — la passkey est un bonus, pas un remplacement.

Désactiver une passkey

Menu utilisateur → « 🔐 Mes passkeys » → bouton 🗑 à côté de la passkey à supprimer.

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Mode d'emploi Au quotidien 📇 Ma fiche personnelle

📇 Ma fiche personnelle

Vos infos perso : nom, contact, fonctions, cotisation, conventions.

Cliquez « Ma fiche » dans le menu pour voir et modifier vos informations personnelles.

Ce qu'on voit sur la fiche

Modifier ses infos

Si vous êtes adhérent via HelloAsso

Vos infos de base (email, téléphone, adresse) viennent de votre compte HelloAsso. Pour les modifier de façon durable, allez sur votre profil HelloAsso et corrigez-y les infos : la prochaine synchronisation les rapatriera ici.

Sur la fiche Kairós Plan, d'autres champs (allergies, contacts d'urgence…) sont modifiables directement.

Cotisation

Si la cotisation n'est pas à jour : votre fiche reste consultable, mais selon les règles de l'association, certaines productions peuvent vous exclure du planning ou des distributions. Renseignez-vous auprès du bureau.

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Mode d'emploi Au quotidien 📜 Mes conventions / productions

📜 Mes conventions / productions

À quoi sert une convention et comment voir vos engagements.

Une convention, c'est votre engagement sur une production pour une période donnée. Elle est créée par un administrateur, ou automatiquement quand vous payez une inscription HelloAsso.

Sur votre fiche, dans la section Conventions, vous voyez la liste : production, dates, rôle/fonction sur cette prod, notes.

Pourquoi c'est important

Tant que la convention existe et couvre une date donnée, vous apparaissez automatiquement dans toutes les activités de la production tombant dans cette période. Vous n'avez pas à vous inscrire activité par activité.

Sans convention : même si vous êtes adhérent et bénévole, vous n'apparaîtrez nulle part dans le planning de cette production. Demandez à un administrateur (ou à l'auteur du planning) de vous ajouter.

Pour mieux comprendre le rôle central des conventions, voir l'article Le système de conventions.

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Mode d'emploi Au quotidien 🌾 Allergies et régime alimentaire

🌾 Allergies et régime alimentaire

Renseigner ce qu'on ne peut pas manger pour que la cuisine en tienne compte.

Sur votre fiche, section Allergies, vous pouvez renseigner :

Qui voit ces infos ?

Vous, le chef Cuisine (pour préparer les repas correctement) et les administrateurs. Les autres membres ne les voient pas. C'est confidentiel par défaut.

Si vous oubliez de les remplir : le chef Cuisine ne saura rien, vos repas seront identiques à ceux des autres. Si vous avez une allergie sévère, remplissez-la avant votre première participation à un repas.

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Mode d'emploi Au quotidien 💬 Module Projets

💬 Module Projets

L'espace collaboratif chat + IA pour préparer un événement en équipe.

Si un administrateur vous a ajouté à un projet collaboratif, il apparaît dans l'onglet 💬 Projets. Chaque projet contient :

Vous pouvez écrire au clavier, dicter à la voix (bouton 🎤 sur mobile), et l'IA résume au fur et à mesure.

Bouton « Améliorer avec l'IA »

Sur le document de synthèse, le bouton ✨ relance une passe de raffinement par l'IA pour clarifier, structurer, supprimer les redites. Pratique quand le document devient long.

Pour le détail des fonctionnalités, voir l'article Projets — fonctionnalités.

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Mode d'emploi Au quotidien 📄 Télécharger un contrat signé

📄 Télécharger un contrat signé

Récupérer un contrat d'engagement déjà signé depuis votre fiche.

Si vous avez signé un contrat d'engagement (artistes professionnels payés au cachet via GUSO), il est archivé sur votre fiche.

  1. Ouvrez « Ma fiche ».
  2. Allez dans la section Conventions.
  3. Cliquez la convention concernée.
  4. Bouton « 📄 Télécharger le contrat signé ».

Si vous ne trouvez pas votre contrat signé, contactez un administrateur ou écrivez à support@kairos-suite.com.

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Mode d'emploi Au quotidien 📱 Sur iPhone / Android

📱 Sur iPhone / Android

L'application fonctionne entièrement sur téléphone.

L'application est entièrement adaptée au mobile. Tout fonctionne depuis un téléphone : consultation du planning, ma fiche, projets, recherche.

Ajouter à l'écran d'accueil

iPhone (Safari)

Ouvrez le site dans Safari → bouton Partager (carré avec flèche) → « Sur l'écran d'accueil ». Vous obtenez une icône comme une app native.

Android (Chrome)

Ouvrez le site dans Chrome → menu trois points → « Ajouter à l'écran d'accueil ». Idem.

Les boutons et zones cliquables sont dimensionnés pour le doigt (au moins 40 px) — pas besoin de zoomer pour appuyer juste.

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Mode d'emploi Comprendre l'application 📚 Le vocabulaire

📚 Le vocabulaire

Les mots qu'on utilise partout dans Kairós Plan : production, activité, convention…

Voici le vocabulaire qu'on retrouve dans toute l'application. Si vous tombez sur un mot que vous ne comprenez pas ailleurs dans l'aide, c'est probablement ici.

MotCe que ça veut dire
ProductionUn projet artistique (« Les Contes d'Hoffmann »), un événement (concert, gala) ou une location privée. C'est le « grand contenant ».
ActivitéUn créneau précis : répétition mardi 14h-17h, filage samedi, spectacle dimanche soir, montage, démontage, repas, etc. Une production regroupe des dizaines d'activités.
PersonneUn humain dans la base : artiste, technicien, bénévole, locataire, sponsor… Chaque personne a une fiche avec ses infos, ses fonctions et ses droits d'accès.
LieuUn endroit où se déroule une activité (Salle de l'Épopéa, Cuisine, Studio…). Capacité et type configurables.
FonctionLe rôle d'une personne (Soliste, Choriste, Pianiste, Lumière, Cuisinier, Bénévole accueil…). Une personne peut cumuler plusieurs fonctions.
DépartementLe service auquel se rattache une fonction (Artistique, Technique, Logistique, Cuisine, Administration…). C'est ce qui détermine qui voit et modifie quoi.
ConventionL'engagement d'une personne sur une production pendant une période. C'est ce qui la rattache automatiquement à toutes les activités tombant dans cette période. Pierre angulaire du système.
SaisonPériode artistique ou administrative (2025-2026 par exemple). Sert à regrouper les productions et faire des statistiques.

Comment ça s'imbrique

Saison contient des Productions

Production contient des Activités

Activité a lieu dans un Lieu, à une date, avec un type

Personnes rattachées via Conventions (couvrant la date)

Fonctions de la personne définissent son rôle dans l'activité

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Mode d'emploi Comprendre l'application 👥 Les rôles : utilisateur, chef, coordinateur·rice, admin

👥 Les rôles : utilisateur, chef, coordinateur·rice, admin

Qui peut quoi dans Kairós Plan.

RôlePour quiPeut
Utilisateur Bénévoles, artistes, choristes, techniciens… Consulter le planning des activités publiées de ses productions, modifier sa fiche, accéder à Projets, Recherche, Aide.
Chef Responsable d'un département (Cuisine, Technique, Artistique…) Tout ce qu'un utilisateur peut + créer/modifier les activités de son département, gérer ses participants, voir le reste en lecture seule.
Coordinateur·rice Stagiaires, régisseur·euse général·e, postes transverses qui doivent toucher à plusieurs départements. Tout ce qu'un chef peut, mais sur tous les départements (pas de filtre). N'accède pas aux pages d'administration (paramètres, sauvegardes, sync, doublons).
Admin Gestion de l'association (1 à 3 personnes en général) Tout. Crée productions, personnes, lieux. Synchronise HelloAsso, génère les contrats, gère les sauvegardes. Promeut les chefs/admins.
Gestion avancée Élévation temporaire d'un admin Actions critiques : statuts d'activité, fonctions/départements de personnes, suppression définitive, restauration de sauvegarde, import de listes, fusion de doublons. Activée avec un deuxième mot de passe, valable 30 minutes.

Coordinateur·rice — la place intermédiaire

Le rôle Coordinateur·rice existe pour les profils qui ont besoin de toucher au planning sur plusieurs départements (typiquement une stagiaire en costumes qui aide aussi à la communication, ou un régisseur général qui doit voir technique + artistique + cuisine), sans avoir les pouvoirs d'admin (paramètres, sync, sauvegardes). C'est un « chef multi-département ».

Pour comprendre comment activer la gestion avancée, voir l'article Gestion avancée (élévation) (admin uniquement).

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Mode d'emploi Comprendre l'application 🧩 Le système de conventions

🧩 Le système de conventions

Pourquoi les conventions évitent de cocher chaque activité à la main.

Une production compte facilement des dizaines d'activités, et des dizaines de personnes. Cocher chaque case à la main serait insoutenable, et dès qu'une activité s'ajoute ou se déplace, il faudrait tout refaire.

L'astuce : la convention

Au lieu de cocher activité par activité, on déclare une convention : « Marie est présente du 10 au 25 avril pour Hoffmann ». L'application rattache toute seule Marie à toutes les activités de Hoffmann tombant dans cette période — y compris celles qu'on ajoutera plus tard.

Concrètement, comment ça marche

  1. L'administrateur crée une convention : « personne X — production Y — du 10 au 25 avril ».
  2. Toutes les activités de la production Y dont la date tombe entre le 10 et le 25 avril font automatiquement apparaître la personne X dans leurs participants.
  3. Si on ajoute une nouvelle activité (par exemple une répétition supplémentaire le 17 avril), la personne X y est ajoutée automatiquement.
  4. Si on déplace une activité hors de la période (au 30 avril par exemple), la personne X en est retirée automatiquement.
Si on oublie la convention : la personne n'apparaîtra dans aucune activité de la production. Même si on coche manuellement, la prochaine synchronisation HelloAsso ou un changement de date pourrait la décrocher. Toujours créer la convention d'abord.

Et les exceptions ?

On peut toujours cocher manuellement une personne sur une activité précise pour la faire venir hors convention, ou la décocher pour la retirer ponctuellement. Le cochage manuel a la priorité.

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Mode d'emploi Comprendre l'application 🎭 Productions

🎭 Productions

Ce qu'on met dans la fiche d'une production et à quoi ça sert.

Une production est le contenant de plus haut niveau. Elle regroupe des activités sur une période.

Les 3 types de production

TypeUsageParticularités
🎬 ProductionSpectacle artistique classique avec distributionOnglet Distribution actif, Billetterie active, libellé « Directeur artistique »
🎪 ÉvénementÉvénement de l'association (gala, soirée…)Onglet Distribution actif, Billetterie active, libellé « Responsable »
🔑 LocationLocation des locaux à un client externe (mariage, séminaire)Onglet Distribution masqué, Billetterie masquée, libellé « Responsable / Locataire », champs client (nom, contact, loyer payé)

Champs principaux

ChampSensSi vide
Nom« Les Contes d'Hoffmann »Obligatoire
TypeProduction / Événement / LocationDétermine quels onglets s'affichent
Couleur (fond + texte)Pastille visible partout dans le planningCouleur grise par défaut
Auteur / compositeurSert au pré-remplissage des contrats GUSOÀ taper manuellement sur chaque contrat
SaisonRegroupementProduction « hors saison »
Date début / finPériode de la productionPas de squelettes d'activités générés ; pas de conventions auto-remplies
Directeur artistiquePersonne référenteAucun impact (info uniquement)
Lieu principalLieu par défaut des activitésAucun pré-remplissage

Onglet Identité — œuvre et métadonnées

Pour les productions artistiques, on peut renseigner :

Onglet Distribution & Orchestre

Permet de structurer le casting avant les inscriptions. L'application saura ensuite combien de places sont déjà attribuées vs. encore à pourvoir.

Détection automatique des dates de représentation

L'application détecte les dates de spectacle en cherchant les activités de type « Spectacle », « Représentation », « Spectacle 1/2/3 ». Ces dates apparaissent dans la billetterie et les contrats GUSO.

Si une activité de spectacle n'a pas le bon type : elle n'apparaîtra pas comme date de représentation. Le contrat GUSO l'oubliera, la billetterie ne la listera pas. Toujours vérifier le type d'activité.

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Mode d'emploi Comprendre l'application 📅 Activités

📅 Activités

La maille de base du planning : un créneau précis dans une production.

Une activité est un créneau précis dans une production.

Champs principaux

ChampSens
DateJour de l'activité (obligatoire)
Heure début / heure finPlage horaire (obligatoires)
ProductionÀ quelle prod elle appartient
LieuSalle de l'Épopéa, Cuisine, etc.
Type d'activitéSpectacle, Répétition, Filage, Repas, Montage, Démontage, Pré-générale, Répétition générale, etc. (configurable dans Paramètres)
ResponsablePersonne qui pilote l'activité
StatutPlanifié / Publié / Annulé
Costumes / MaquillageCases à cocher pour prévenir les habilleuses / maquilleuses
NotesTexte libre multi-lignes
ParticipantsListe cochée des personnes attendues

Statuts d'activité

StatutEffetModifiable par
Planifié L'activité existe mais reste invisible pour les utilisateurs simples. Les chefs et admins la voient. Permet de préparer en coulisses. Création par défaut
Publié Visible par tous. Les participants peuvent s'organiser. Gestion avancée (chef ou admin élevé)
Annulé Apparaît barrée partout. Sert à signaler une annulation tout en gardant la trace. Gestion avancée
Si une activité reste en Planifié : les artistes ne savent pas qu'elle existe. Pensez à publier dès que c'est calé. Si vous annulez sans prévenir : les gens peuvent passer à côté de l'info — couplez l'annulation à une notification (mail, SMS) hors du système.

Quelques exemples de types d'activité

Chaque type est lié à une fonction (et donc à un département) — c'est ce qui pilote le filtrage chef.

Squelettes d'activité (génération automatique)

Quand une production est créée avec des dates début/fin, l'application génère automatiquement une activité 08h-18h par jour de la période. Ces squelettes sont sans type défini, sans lieu précis, en statut Planifié.

Aux chefs ensuite d'ajuster (changer l'heure, le lieu, le type) ou de les remplacer par plusieurs activités plus fines (par exemple un squelette 08h-18h devient « Montage 08h-12h » + « Répétition 14h-18h »).

Couleurs d'activité

Une activité hérite de la couleur de sa production (fond + texte). C'est ce qui fait qu'un coup d'œil au planning permet d'identifier Hoffmann (rouge) vs Carmen (bleu) vs un événement (vert).

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Mode d'emploi Comprendre l'application 👥 Personnes

👥 Personnes

La fiche d'un humain dans la base : identité, fonctions, conventions, allergies.

Onglets de la fiche personne

Catégories de personne

Une personne peut cumuler plusieurs catégories :

Les catégories servent à filtrer la liste des personnes et à exclure certaines actions (un sponsor ne doit pas apparaître dans le casting).

Fonctions et départements

Une personne a une ou plusieurs fonctions. Chaque fonction est rattachée à un département.

DépartementFonctions possibles
ArtistiqueSoliste, Choriste, Pianiste, Chef de chant, Metteur en scène…
OrchestreViolon, Piano, Basson, Trompette, Clarinette…
TechniqueLumière, Son, Vidéo, Régie, Plateau…
CuisineChef cuisinier, Aide cuisine, Service salle…
LogistiqueAccueil, Sécurité, Transport, Hébergement…
AdministrationBureau, Communication, Trésorerie, Secrétariat…

La modification de la liste des fonctions et départements se fait en gestion avancée (Paramètres → Fonctions).

Allergies et confidentialité

Champ libre + cases pré-définies (sans gluten, sans lactose, végétarien, végan…). Visible par : la personne elle-même, le chef Cuisine, les administrateurs. Personne d'autre.

Mot de passe

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Mode d'emploi Comprendre l'application 📍 Lieux

📍 Lieux

Les endroits où se déroulent les activités, avec capacité pour la billetterie.

Module simple mais important. Sert à toutes les activités et à la billetterie.

Champs d'un lieu

ChampSensSi vide
Nom« Salle de l'Épopéa »Obligatoire
TypeIntérieur / Extérieur (configurable dans Paramètres)Aucun impact (info)
CapacitéNombre de places (sert à la billetterie)La billetterie ne pourra pas calculer les places restantes — à saisir si la salle accueille des spectacles payants
NotesTexte libre (équipements, accès, contraintes)Aucun impact (info)
CouleurPastille d'identité visuelleCouleur par défaut

Capacité = jauge par défaut

La capacité du lieu sert de jauge par défaut pour la billetterie. Vous pouvez surcharger cette jauge date par date (pour une représentation avec capacité réduite — soirée privée, contrainte sécurité…) via la fiche de la production → onglet Billetterie.

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Mode d'emploi Comprendre l'application 🔍 Recherche / planning

🔍 Recherche / planning

Deux niveaux de recherche : vue rapide et recherche approfondie.

Deux niveaux : Vue rapide (planning courant) et Recherche approfondie (filtres avancés + exports).

Vue rapide (onglet Planning)

Filtres : personne, production, dates. Affichage chronologique simple. Quand on choisit une production, les dates se pré-remplissent.

Boutons d'action :

Recherche approfondie

Lancée depuis Vue rapide → « 🔍 Recherche approfondie / Impression ». Multi-filtres :

Vues : Liste, Semaine, Journée, Production. Chaque vue exportable en PDF.

Recherche IA (administrateurs)

Bouton 🤖 à côté de la barre de recherche : pose une question en langage naturel (« combien de pianistes sur Hoffmann ? », « qui est libre le 15 juillet ? »). L'IA interroge la base et répond. Voir aussi l'article Assistant IA.

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Mode d'emploi Comprendre l'application 🎫 Billetterie

🎫 Billetterie

Configurer les catégories tarifaires, compter les places au guichet, suivre les ventes en quasi-temps réel.

Module de billetterie pour les spectacles. Mélange comptage manuel au guichet + synchronisation automatique BilletWeb (rapide pendant entrée publique, profonde le reste du temps).

Configuration — catégories tarifaires

Pour chaque production (type Production ou Événement, pas Location), on configure les catégories tarifaires depuis la fiche production → onglet « 🎫 Billetterie ».

Catégories par défaut (initialisées automatiquement) :

Chaque catégorie a un libellé et un prix. On peut ajouter ou supprimer des catégories (Carré Or, Étudiant…).

Comptage au guichet — la vue hôtesses

Menu « 🎫 Billetterie » → vue hôtesses. Une carte par date de représentation à venir avec :

Statuts billetterie

StatutSens
⚪ Non ouvertePas encore en vente
🟢 OuverteEn vente, comptage actif
🔴 ComplèteAffichage « complet », empêche les ventes
⚫ FerméeVente fermée (avant ou après le spectacle)

Jauge personnalisée par date

La capacité par défaut est celle du lieu. Mais on peut surcharger date par date (par exemple pour une soirée privée, jauge ramenée à 200 places au lieu de 400). Fait depuis la fiche production → onglet Billetterie → édition d'une date.

Désactiver une catégorie pour une date

Sur la vue hôtesses, bouton ✖ à côté d'une catégorie : la désactive pour cette date uniquement. Utile si vous décidez de ne pas vendre la catégorie « Avec repas » sur la 3e représentation. Bouton ↺ Réactiver pour annuler.

Décompte des places restantes

Places restantes = Capacité − (BilletWeb + Guichet manuel). Mis à jour en quasi-temps réel par la sync rapide.

Compteurs en temps réel (V67)

Pendant les entrées publiques, le widget se rafraîchit automatiquement toutes les 30 secondes (et toutes les 5 minutes le reste du temps). Sur chaque ligne de représentation :

Indicateur de sync

Un petit point bleu pulsant apparaît en haut du widget pendant chaque appel automatique vers BilletWeb (≈1 sec). Discret, juste assez pour confirmer que ça fonctionne.

Historique d'achat par personne

Sur chaque fiche personne en bas, section « 🎫 Historique billetterie » : X billets achetés / ✅ Y présences / 🪑 Z non scannés + détail des 30 derniers billets avec statut et date. Permet d'identifier les profils qui paient mais ne viennent pas (taux de présence coloré : vert ≥80%, orange 50-79%, rouge <50%).

Si la capacité du lieu n'est pas renseignée : la billetterie ne pourra pas calculer les places restantes — un message d'erreur ou « ∞ places restantes » s'affichera. Toujours renseigner la capacité dans la fiche du lieu.
Si une activité Spectacle n'a pas le bon type : elle n'apparaîtra pas dans la billetterie.

Pour les détails techniques de la sync BilletWeb (configuration initiale, mapping events ↔ productions, historique des runs) : voir l'article Synchroniser BilletWeb en section Administration.

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Mode d'emploi Comprendre l'application 📺 Écrans publics (dashboard)

📺 Écrans publics (dashboard)

Le pilotage des télés et bornes tactiles affichant le planning du jour.

Le Dashboard Régie pilote les écrans publics du château : TV du bar, TV des coulisses, bornes tactiles, grands écrans en salle.

Architecture — destinations d'affichage

Menu « 📺 Dashboard » → console de régie. Chaque carte représente une « destination d'affichage », c'est-à-dire un écran physique. On crée autant de destinations qu'on a d'écrans.

Configuration par destination :

Onglets de la régie

OngletContenu
📋 RégieListe des destinations (écrans). Création, édition, publication.
🎬 ProgrammationMessages live ponctuels + soirées (scénarios)
⚙️ ParamètresRéglages globaux du dashboard

Modes d'affichage

Messages programmés et soirées

Onglet Programmation :

Image de fond plein écran

Sur un message, vous pouvez choisir une image de fond plein écran au lieu d'un simple bandeau (pratique pour une pause spectacle avec une affiche).

Horloge synchronisée entre écrans

Tous les écrans synchronisent leur horloge via le serveur — pas de dérive entre la TV du bar et la borne tactile.

Comment diffuser un Dashboard

  1. Dans la régie, sur la destination voulue, bouton ▶ Publier — ouvre dans une nouvelle fenêtre.
  2. Basculer en plein écran (F11) sur Mac/PC et envoyer en AirPlay sur une Apple TV, ou afficher directement sur l'écran connecté.
  3. Pour un kiosque dédié (borne tactile, TV permanente) : Simon configure le matériel en amont — pas d'action requise côté utilisateur.

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Mode d'emploi Comprendre l'application 💬 Projets — collaboration avec IA

💬 Projets — collaboration avec IA

Le module collaboratif chat + IA + budget pour préparer un projet en équipe.

Module collaboratif pour les projets de l'association : organisation d'un événement, écriture d'un dossier de subvention, brainstorm sur la communication, etc.

Anatomie d'un projet

Créer un projet

  1. Onglet Projets« + Nouveau projet ».
  2. Nom, statut, description courte.
  3. Enregistrer.
  4. Ouvrir le projet → onglet Membres → ajouter des personnes. Un mail d'invitation leur est envoyé.

Écrire dans le chat

Champ de saisie en bas du chat. Multi-lignes. Bouton 🎤 sur mobile pour dictée vocale.

Chaque message déclenche en arrière-plan une mise à jour de la synthèse IA. Vous voyez le résultat au rafraîchissement de la page ou en cliquant « Voir la synthèse ».

Document de synthèse

Affiché en mode Aperçu ou Édition. Vous pouvez :

Budget

Section repliable. Niveau 1 : extraction automatique de tous les montants mentionnés dans le chat. Niveau 2 : l'IA structure par items (« Catering : 800 € », « Location matériel : 1500 € »…).

Suspendre ou réactiver un projet

Administrateur uniquement. Suspendre fige le chat et la synthèse (lecture seule pour les membres ; l'admin peut encore modifier). Idéal pour archiver sans supprimer.

Recherche IA dans les projets

Onglet Projets → bouton 🤖 : pose une question sur l'ensemble des projets (« qu'est-ce qu'on avait décidé pour le sponsoring ? »).

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Mode d'emploi Comprendre l'application ⚙️ Paramètres

⚙️ Paramètres

Le tableau de bord de configuration de l'application.

Tableau de bord de configuration. Organisé en sections repliables.

Sections principales

SectionContenuQui peut modifier
🏛️ Association & frais kilométriquesNom asso, adresse, coordonnées GPS, barème €/km, majoration logement %Admin (gestion avancée pour la modif)
🎭 ActivitéTypes d'activité (avec couleurs), statutsAdmin (gestion avancée pour statuts)
📅 SaisonsSaisons 2025-2026, 2026-2027 avec datesAdmin
👥 PersonneCatégories (bénévole, locataire…), civilitésAdmin
📍 LieuTypes de lieu (Intérieur, Extérieur, Studio…)Admin
🎤 Fonctions / DépartementsListe hiérarchique fonctions → départements parentsGestion avancée uniquement
🔄 Sync HelloAssoConfiguration, formulaires liés à productionsGestion avancée
📦 DropboxConfiguration médias / contrats signésGestion avancée
🧹 DoublonsOutil de fusionGestion avancée
💾 SauvegardesListe sauvegardes auto, manuel, restaurationGestion avancée
📥 Import ExcelUpload Excel personnesGestion avancée

Glisser-déposer pour réordonner

Dans chaque section, les items (types d'activité, catégories…) sont déplaçables par glisser-déposer (poignée ≡ à gauche). L'ordre détermine l'affichage dans les sélecteurs.

Couleurs personnalisées

Chaque item (type d'activité, catégorie, statut…) peut avoir une couleur de fond et une couleur de texte. Bouton 🎨 pour ouvrir le sélecteur de couleur, bouton ↺ pour revenir au gris par défaut.

Masquer un type des écrans publics

Bouton 🖥️ sur un type d'activité : si désactivé, le type n'apparaît pas sur les écrans publics (pratique pour les répétitions internes qu'on ne veut pas afficher).

Besoin d'aide ?

Si quelque chose ne fonctionne pas comme prévu, envoyez un message à support@kairos-suite.com en décrivant ce que vous étiez en train de faire. Vous recevrez une réponse rapidement et on règlera la situation ensemble.

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Mode d'emploi Comprendre l'application 📋 Statuts &amp; types — repère rapide

📋 Statuts & types — repère rapide

Le repère synthétique de tous les statuts utilisés dans l'application.

Statuts d'activité

Statuts billetterie (par date)

Types de production

Statuts personne

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Mode d'emploi Questions fréquentes ❓ Je ne vois aucune activité

❓ Je ne vois aucune activité

Pourquoi le planning peut sembler vide, et que faire.

Oui, c'est possible — et le plus souvent c'est normal. Les chefs préparent en mode Planifié (invisible pour les utilisateurs simples) puis publient quand tout est calé.

Causes possibles :

Si vous êtes sûr que ce n'est pas normal, contactez un administrateur ou écrivez à support@kairos-suite.com.

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Mode d'emploi Questions fréquentes ❓ Je ne vois pas une production où je participe

❓ Je ne vois pas une production où je participe

Souvent, il manque une convention.

Si vous êtes utilisateur simple : vérifiez qu'on vous a bien créé une convention sur cette prod. Sans convention, vous n'êtes pas rattaché aux activités.

Demandez à un administrateur de vous l'ajouter. Voir Le système de conventions pour comprendre pourquoi c'est central.

Si ça ne se résout pas, écrivez à support@kairos-suite.com.

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Mode d'emploi Questions fréquentes ❓ Une activité est barrée

❓ Une activité est barrée

Ça veut dire qu'elle a été annulée.

Une activité barrée a été Annulée. Elle reste visible pour l'historique, mais elle ne se tiendra pas. Pas besoin de vous déplacer.

Si vous pensez qu'il y a une erreur (annulation par mégarde), prévenez un chef ou un administrateur.

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Mode d'emploi Questions fréquentes ❓ Il me manque des onglets

❓ Il me manque des onglets

Personnes, Lieux, Paramètres… ne s'affichent que pour certains rôles.

Les onglets Personnes, Lieux, Paramètres, Dashboard, Sync HelloAsso… sont réservés aux chefs et aux administrateurs.

Si vous êtes utilisateur simple, c'est normal de ne pas les voir. Si vous pensez avoir besoin de droits supplémentaires (parce que vous êtes chef de département ou administrateur), demandez à un administrateur de vous promouvoir.

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Mode d'emploi Questions fréquentes ❓ Programmer un spectacle de A à Z

❓ Programmer un spectacle de A à Z

Vue d'ensemble de la chaîne pour organiser un spectacle.

  1. Administrateur : créer la production avec dates début / fin → squelettes d'activités générés automatiquement.
  2. Administrateur : configurer la distribution (solistes, chœur, orchestre).
  3. Administrateur : créer les conventions des artistes (ou laisser la sync HelloAsso les créer).
  4. Chefs de département : remplir les activités de leur dépt (type, lieu, horaires précis, notes).
  5. Administrateur ou chef : configurer la billetterie (catégories, prix, statut « Ouverte »).
  6. Administrateur : passer les activités en Publié (gestion avancée) quand tout est calé.
  7. Configurer le Dashboard Régie pour les écrans du château.

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Mode d'emploi Questions fréquentes ❓ « Session expirée »

❓ « Session expirée »

Pourquoi vous êtes redirigé vers la page de connexion.

Normal après plusieurs heures d'inactivité. Reconnectez-vous, vous repartez où vous étiez.

Si vous étiez en train de remplir un long formulaire : pensez à enregistrer régulièrement. L'application affiche aussi une fenêtre automatique en cas d'expiration détectée.

Si « Session expirée » revient en boucle, ou apparaît au bout de quelques minutes seulement, écrivez à support@kairos-suite.com.

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Mode d'emploi Questions fréquentes ❓ Imprimer / exporter mon planning

❓ Imprimer / exporter mon planning

Sortir un PDF de votre planning pour le garder offline.

Plusieurs solutions :

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Mode d'emploi Questions fréquentes ❓ Quelque chose ne marche pas

❓ Quelque chose ne marche pas

Comment signaler un problème pour le résoudre rapidement.

Si quelque chose ne fonctionne pas comme prévu, ne perdez pas de temps à chercher seul.

Envoyez un email à support@kairos-suite.com en décrivant :

Vous recevrez une réponse rapidement et on règlera la situation ensemble. Pas la peine d'essayer de réparer vous-même, et encore moins de toucher à quelque chose de technique — on s'en occupe.

Premiers réflexes utiles

Si le problème persiste après ces gestes : support@kairos-suite.com.

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