📖 Mode d'emploi de Kairós Plan
Cliquez sur une fonction dans le sommaire pour ouvrir son article. Tout est expliqué en pas-à-pas, sans jargon technique.
Vous cherchez quelque chose de précis ? Cliquez directement sur la fonction. Vous arriverez sur sa fiche dédiée, sans bruit autour. Pour revenir au sommaire, un gros bouton « ← Retour au sommaire » est en haut de chaque article.
👤 Au quotidien
📖 Comprendre l'application
- 📚 Le vocabulaire (production, activité…)
- 👥 Les rôles : utilisateur, chef, coordinateur·rice, admin
- 🧩 Le système de conventions
- 🎭 Productions
- 📅 Activités
- 👥 Personnes
- 📍 Lieux
- 🔍 Recherche / planning
- 🎫 Billetterie
- 📺 Écrans publics (dashboard)
- 💬 Projets (chat + IA)
- ⚙️ Paramètres
- 📋 Statuts & types — repère rapide
Besoin d'aide ?
Si quelque chose ne fonctionne pas comme prévu, envoyez un message à support@kairos-suite.com en décrivant ce que vous étiez en train de faire. Vous recevrez une réponse rapidement et on règlera la situation ensemble.
🔓 Se connecter
Comment accéder à Kairós Plan depuis votre ordinateur ou votre téléphone.
- Allez sur kairos-suite.com (ou ouvrez le lien envoyé par mail).
- Saisissez votre adresse email et votre mot de passe.
- À la toute première connexion, le mot de passe initial est 123456 (sauf indication contraire). L'application vous demandera de le changer immédiatement.
- Cliquez « Se connecter ».
Astuce — gardez l'onglet ouvert
Votre session reste active plusieurs heures. Si vous fermez le navigateur, vous serez automatiquement reconnecté à la prochaine visite (sauf si vous avez choisi « Se déconnecter » dans le menu).
Se déconnecter
Menu utilisateur (en haut à droite) → « Se déconnecter ». La session se ferme immédiatement.
Si vous laissez l'onglet ouvert sans toucher au site, la session se ferme toute seule après plusieurs heures d'inactivité, pour des raisons de sécurité.
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🔑 Mot de passe oublié
Réinitialiser votre mot de passe par email, en moins d'une minute.
- Sur la page de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié ? ».
- Entrez votre email, puis cliquez « Envoyer ».
- Vous recevrez dans la minute un email avec un lien de réinitialisation valable 1 heure.
- Cliquez le lien, choisissez un nouveau mot de passe (au moins 6 caractères), validez.
Le lien a expiré
Les liens de réinitialisation expirent au bout d'1 heure pour des raisons de sécurité. Refaites simplement une demande depuis la page de connexion.
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👆 Touch ID / Face ID
Se connecter sans mot de passe, avec l'empreinte ou le visage.
Si votre appareil le permet (Mac récent, iPhone, Android avec capteur biométrique, clé matérielle YubiKey…), vous pouvez vous connecter sans mot de passe en utilisant votre empreinte digitale ou la reconnaissance faciale.
Activer Touch ID / Face ID sur cet appareil
- Connectez-vous une première fois avec votre mot de passe.
- Menu utilisateur (votre nom en haut à droite) → « 🔐 Mes passkeys ».
- Cliquez « + Ajouter une passkey sur cet appareil ».
- Le navigateur demande votre empreinte ou votre visage. Confirmez.
- C'est fait. À la prochaine connexion, l'option Touch ID / Face ID apparaîtra automatiquement.
Une passkey par appareil
Vous pouvez enregistrer plusieurs passkeys : une sur le Mac, une sur le téléphone, une sur la tablette. Chacune est liée à un appareil précis. Le mot de passe reste utilisable en parallèle — la passkey est un bonus, pas un remplacement.
Désactiver une passkey
Menu utilisateur → « 🔐 Mes passkeys » → bouton 🗑 à côté de la passkey à supprimer.
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📇 Ma fiche personnelle
Vos infos perso : nom, contact, fonctions, cotisation, conventions.
Cliquez « Ma fiche » dans le menu pour voir et modifier vos informations personnelles.
Ce qu'on voit sur la fiche
- Photo, nom, prénom, surnom
- Fonctions et départements
- Email, téléphone(s)
- Adresses (principale et secondaires)
- Contacts d'urgence
- Date et lieu de naissance (utilisés pour les contrats)
- Allergies et régime alimentaire (visibles uniquement par vous, le chef Cuisine et les administrateurs)
- État de la cotisation (à jour ou pas)
- Liste des conventions (productions où vous êtes engagé)
Modifier ses infos
Si vous êtes adhérent via HelloAsso
Vos infos de base (email, téléphone, adresse) viennent de votre compte HelloAsso. Pour les modifier de façon durable, allez sur votre profil HelloAsso et corrigez-y les infos : la prochaine synchronisation les rapatriera ici.
Sur la fiche Kairós Plan, d'autres champs (allergies, contacts d'urgence…) sont modifiables directement.
Cotisation
- À jour pour l'année en cours : badge vert ✓ « À jour ».
- Payée pour une année antérieure mais pas la présente : badge orange « À renouveler ».
- Aucune cotisation enregistrée : badge gris + bouton « 💳 Payer ma cotisation » qui ouvre HelloAsso.
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📜 Mes conventions / productions
À quoi sert une convention et comment voir vos engagements.
Une convention, c'est votre engagement sur une production pour une période donnée. Elle est créée par un administrateur, ou automatiquement quand vous payez une inscription HelloAsso.
Sur votre fiche, dans la section Conventions, vous voyez la liste : production, dates, rôle/fonction sur cette prod, notes.
Pourquoi c'est important
Tant que la convention existe et couvre une date donnée, vous apparaissez automatiquement dans toutes les activités de la production tombant dans cette période. Vous n'avez pas à vous inscrire activité par activité.
Pour mieux comprendre le rôle central des conventions, voir l'article Le système de conventions.
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🌾 Allergies et régime alimentaire
Renseigner ce qu'on ne peut pas manger pour que la cuisine en tienne compte.
Sur votre fiche, section Allergies, vous pouvez renseigner :
- Allergies alimentaires (sans gluten, sans lactose, allergie aux fruits à coque…)
- Régime (végétarien, végan, halal, kasher…)
- Notes libres (intolérances, médicaments à éviter dans les plats…)
Qui voit ces infos ?
Vous, le chef Cuisine (pour préparer les repas correctement) et les administrateurs. Les autres membres ne les voient pas. C'est confidentiel par défaut.
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💬 Module Projets
L'espace collaboratif chat + IA pour préparer un événement en équipe.
Si un administrateur vous a ajouté à un projet collaboratif, il apparaît dans l'onglet 💬 Projets. Chaque projet contient :
- Un chat où chaque membre écrit ses idées, retours, questions. Chaque personne a une couleur stable — on reconnaît tout de suite qui dit quoi.
- Un document de synthèse écrit progressivement par l'IA à partir du chat. Ce document évolue à chaque nouveau message.
- Optionnellement un budget : l'IA extrait automatiquement les montants mentionnés dans le chat.
Vous pouvez écrire au clavier, dicter à la voix (bouton 🎤 sur mobile), et l'IA résume au fur et à mesure.
Bouton « Améliorer avec l'IA »
Sur le document de synthèse, le bouton ✨ relance une passe de raffinement par l'IA pour clarifier, structurer, supprimer les redites. Pratique quand le document devient long.
Pour le détail des fonctionnalités, voir l'article Projets — fonctionnalités.
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📄 Télécharger un contrat signé
Récupérer un contrat d'engagement déjà signé depuis votre fiche.
Si vous avez signé un contrat d'engagement (artistes professionnels payés au cachet via GUSO), il est archivé sur votre fiche.
- Ouvrez « Ma fiche ».
- Allez dans la section Conventions.
- Cliquez la convention concernée.
- Bouton « 📄 Télécharger le contrat signé ».
Si vous ne trouvez pas votre contrat signé, contactez un administrateur ou écrivez à support@kairos-suite.com.
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📱 Sur iPhone / Android
L'application fonctionne entièrement sur téléphone.
L'application est entièrement adaptée au mobile. Tout fonctionne depuis un téléphone : consultation du planning, ma fiche, projets, recherche.
Ajouter à l'écran d'accueil
iPhone (Safari)
Ouvrez le site dans Safari → bouton Partager (carré avec flèche) → « Sur l'écran d'accueil ». Vous obtenez une icône comme une app native.
Android (Chrome)
Ouvrez le site dans Chrome → menu trois points → « Ajouter à l'écran d'accueil ». Idem.
Les boutons et zones cliquables sont dimensionnés pour le doigt (au moins 40 px) — pas besoin de zoomer pour appuyer juste.
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📚 Le vocabulaire
Les mots qu'on utilise partout dans Kairós Plan : production, activité, convention…
Voici le vocabulaire qu'on retrouve dans toute l'application. Si vous tombez sur un mot que vous ne comprenez pas ailleurs dans l'aide, c'est probablement ici.
| Mot | Ce que ça veut dire |
|---|---|
| Production | Un projet artistique (« Les Contes d'Hoffmann »), un événement (concert, gala) ou une location privée. C'est le « grand contenant ». |
| Activité | Un créneau précis : répétition mardi 14h-17h, filage samedi, spectacle dimanche soir, montage, démontage, repas, etc. Une production regroupe des dizaines d'activités. |
| Personne | Un humain dans la base : artiste, technicien, bénévole, locataire, sponsor… Chaque personne a une fiche avec ses infos, ses fonctions et ses droits d'accès. |
| Lieu | Un endroit où se déroule une activité (Salle de l'Épopéa, Cuisine, Studio…). Capacité et type configurables. |
| Fonction | Le rôle d'une personne (Soliste, Choriste, Pianiste, Lumière, Cuisinier, Bénévole accueil…). Une personne peut cumuler plusieurs fonctions. |
| Département | Le service auquel se rattache une fonction (Artistique, Technique, Logistique, Cuisine, Administration…). C'est ce qui détermine qui voit et modifie quoi. |
| Convention | L'engagement d'une personne sur une production pendant une période. C'est ce qui la rattache automatiquement à toutes les activités tombant dans cette période. Pierre angulaire du système. |
| Saison | Période artistique ou administrative (2025-2026 par exemple). Sert à regrouper les productions et faire des statistiques. |
Comment ça s'imbrique
Saison contient des Productions
↓
Production contient des Activités
↓
Activité a lieu dans un Lieu, à une date, avec un type
↓
Personnes rattachées via Conventions (couvrant la date)
↓
Fonctions de la personne définissent son rôle dans l'activité
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👥 Les rôles : utilisateur, chef, coordinateur·rice, admin
Qui peut quoi dans Kairós Plan.
| Rôle | Pour qui | Peut |
|---|---|---|
| Utilisateur | Bénévoles, artistes, choristes, techniciens… | Consulter le planning des activités publiées de ses productions, modifier sa fiche, accéder à Projets, Recherche, Aide. |
| Chef | Responsable d'un département (Cuisine, Technique, Artistique…) | Tout ce qu'un utilisateur peut + créer/modifier les activités de son département, gérer ses participants, voir le reste en lecture seule. |
| Coordinateur·rice | Stagiaires, régisseur·euse général·e, postes transverses qui doivent toucher à plusieurs départements. | Tout ce qu'un chef peut, mais sur tous les départements (pas de filtre). N'accède pas aux pages d'administration (paramètres, sauvegardes, sync, doublons). |
| Admin | Gestion de l'association (1 à 3 personnes en général) | Tout. Crée productions, personnes, lieux. Synchronise HelloAsso, génère les contrats, gère les sauvegardes. Promeut les chefs/admins. |
| Gestion avancée | Élévation temporaire d'un admin | Actions critiques : statuts d'activité, fonctions/départements de personnes, suppression définitive, restauration de sauvegarde, import de listes, fusion de doublons. Activée avec un deuxième mot de passe, valable 30 minutes. |
Coordinateur·rice — la place intermédiaire
Le rôle Coordinateur·rice existe pour les profils qui ont besoin de toucher au planning sur plusieurs départements (typiquement une stagiaire en costumes qui aide aussi à la communication, ou un régisseur général qui doit voir technique + artistique + cuisine), sans avoir les pouvoirs d'admin (paramètres, sync, sauvegardes). C'est un « chef multi-département ».
Pour comprendre comment activer la gestion avancée, voir l'article Gestion avancée (élévation) (admin uniquement).
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🧩 Le système de conventions
Pourquoi les conventions évitent de cocher chaque activité à la main.
Une production compte facilement des dizaines d'activités, et des dizaines de personnes. Cocher chaque case à la main serait insoutenable, et dès qu'une activité s'ajoute ou se déplace, il faudrait tout refaire.
L'astuce : la convention
Au lieu de cocher activité par activité, on déclare une convention : « Marie est présente du 10 au 25 avril pour Hoffmann ». L'application rattache toute seule Marie à toutes les activités de Hoffmann tombant dans cette période — y compris celles qu'on ajoutera plus tard.
Concrètement, comment ça marche
- L'administrateur crée une convention : « personne X — production Y — du 10 au 25 avril ».
- Toutes les activités de la production Y dont la date tombe entre le 10 et le 25 avril font automatiquement apparaître la personne X dans leurs participants.
- Si on ajoute une nouvelle activité (par exemple une répétition supplémentaire le 17 avril), la personne X y est ajoutée automatiquement.
- Si on déplace une activité hors de la période (au 30 avril par exemple), la personne X en est retirée automatiquement.
Et les exceptions ?
On peut toujours cocher manuellement une personne sur une activité précise pour la faire venir hors convention, ou la décocher pour la retirer ponctuellement. Le cochage manuel a la priorité.
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🎭 Productions
Ce qu'on met dans la fiche d'une production et à quoi ça sert.
Une production est le contenant de plus haut niveau. Elle regroupe des activités sur une période.
Les 3 types de production
| Type | Usage | Particularités |
|---|---|---|
| 🎬 Production | Spectacle artistique classique avec distribution | Onglet Distribution actif, Billetterie active, libellé « Directeur artistique » |
| 🎪 Événement | Événement de l'association (gala, soirée…) | Onglet Distribution actif, Billetterie active, libellé « Responsable » |
| 🔑 Location | Location des locaux à un client externe (mariage, séminaire) | Onglet Distribution masqué, Billetterie masquée, libellé « Responsable / Locataire », champs client (nom, contact, loyer payé) |
Champs principaux
| Champ | Sens | Si vide |
|---|---|---|
| Nom | « Les Contes d'Hoffmann » | Obligatoire |
| Type | Production / Événement / Location | Détermine quels onglets s'affichent |
| Couleur (fond + texte) | Pastille visible partout dans le planning | Couleur grise par défaut |
| Auteur / compositeur | Sert au pré-remplissage des contrats GUSO | À taper manuellement sur chaque contrat |
| Saison | Regroupement | Production « hors saison » |
| Date début / fin | Période de la production | Pas de squelettes d'activités générés ; pas de conventions auto-remplies |
| Directeur artistique | Personne référente | Aucun impact (info uniquement) |
| Lieu principal | Lieu par défaut des activités | Aucun pré-remplissage |
Onglet Identité — œuvre et métadonnées
Pour les productions artistiques, on peut renseigner :
- Synopsis
- Durée estimée
- Librettiste
- Langue
- Année de création
Onglet Distribution & Orchestre
Permet de structurer le casting avant les inscriptions. L'application saura ensuite combien de places sont déjà attribuées vs. encore à pourvoir.
- Solistes : rôles nommés (Hoffmann, Olympia, Antonia…) avec voix.
- Chœur : effectifs par pupitre.
- Orchestre : effectifs par instrument.
- Figuration : effectif total.
Détection automatique des dates de représentation
L'application détecte les dates de spectacle en cherchant les activités de type « Spectacle », « Représentation », « Spectacle 1/2/3 ». Ces dates apparaissent dans la billetterie et les contrats GUSO.
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📅 Activités
La maille de base du planning : un créneau précis dans une production.
Une activité est un créneau précis dans une production.
Champs principaux
| Champ | Sens |
|---|---|
| Date | Jour de l'activité (obligatoire) |
| Heure début / heure fin | Plage horaire (obligatoires) |
| Production | À quelle prod elle appartient |
| Lieu | Salle de l'Épopéa, Cuisine, etc. |
| Type d'activité | Spectacle, Répétition, Filage, Repas, Montage, Démontage, Pré-générale, Répétition générale, etc. (configurable dans Paramètres) |
| Responsable | Personne qui pilote l'activité |
| Statut | Planifié / Publié / Annulé |
| Costumes / Maquillage | Cases à cocher pour prévenir les habilleuses / maquilleuses |
| Notes | Texte libre multi-lignes |
| Participants | Liste cochée des personnes attendues |
Statuts d'activité
| Statut | Effet | Modifiable par |
|---|---|---|
| Planifié | L'activité existe mais reste invisible pour les utilisateurs simples. Les chefs et admins la voient. Permet de préparer en coulisses. | Création par défaut |
| Publié | Visible par tous. Les participants peuvent s'organiser. | Gestion avancée (chef ou admin élevé) |
| Annulé | Apparaît barrée partout. Sert à signaler une annulation tout en gardant la trace. | Gestion avancée |
Quelques exemples de types d'activité
- Répétition — répétition de travail
- Filage — répétition d'enchaînement complet
- Pré générale — dernière répétition avant la générale
- Répétition générale — la veille de la première
- Spectacle 1 / 2 / 3 — les représentations numérotées
- Montage / Démontage — installation / désinstallation
- Repas — pour pré-déclarer les besoins cuisine
- Pause, Briefing, etc.
Chaque type est lié à une fonction (et donc à un département) — c'est ce qui pilote le filtrage chef.
Squelettes d'activité (génération automatique)
Quand une production est créée avec des dates début/fin, l'application génère automatiquement une activité 08h-18h par jour de la période. Ces squelettes sont sans type défini, sans lieu précis, en statut Planifié.
Aux chefs ensuite d'ajuster (changer l'heure, le lieu, le type) ou de les remplacer par plusieurs activités plus fines (par exemple un squelette 08h-18h devient « Montage 08h-12h » + « Répétition 14h-18h »).
Couleurs d'activité
Une activité hérite de la couleur de sa production (fond + texte). C'est ce qui fait qu'un coup d'œil au planning permet d'identifier Hoffmann (rouge) vs Carmen (bleu) vs un événement (vert).
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👥 Personnes
La fiche d'un humain dans la base : identité, fonctions, conventions, allergies.
Onglets de la fiche personne
- Identité — photo, nom, prénom, surnom, email, téléphones, naissance, infos contrat GUSO
- Fonctions — rôles et départements (gestion avancée)
- Adresses — principale, secondaires (géocodées automatiquement)
- Conventions — engagements production par production
- Allergies (sensible)
- Catégories — bénévole, locataire, sponsor, billetterie, fournisseur (multi-cochage)
- Contacts d'urgence
- Coordonnées bancaires (sensible, admin uniquement)
Catégories de personne
Une personne peut cumuler plusieurs catégories :
- Bénévole — adhérent, participe aux activités
- Locataire — client externe qui loue les locaux (associé à une production de type Location)
- Sponsor — partenaire / mécène
- Billetterie — uniquement venu pour acheter des places (pas adhérent)
- Fournisseur — entreprise prestataire
Les catégories servent à filtrer la liste des personnes et à exclure certaines actions (un sponsor ne doit pas apparaître dans le casting).
Fonctions et départements
Une personne a une ou plusieurs fonctions. Chaque fonction est rattachée à un département.
| Département | Fonctions possibles |
|---|---|
| Artistique | Soliste, Choriste, Pianiste, Chef de chant, Metteur en scène… |
| Orchestre | Violon, Piano, Basson, Trompette, Clarinette… |
| Technique | Lumière, Son, Vidéo, Régie, Plateau… |
| Cuisine | Chef cuisinier, Aide cuisine, Service salle… |
| Logistique | Accueil, Sécurité, Transport, Hébergement… |
| Administration | Bureau, Communication, Trésorerie, Secrétariat… |
La modification de la liste des fonctions et départements se fait en gestion avancée (Paramètres → Fonctions).
Allergies et confidentialité
Champ libre + cases pré-définies (sans gluten, sans lactose, végétarien, végan…). Visible par : la personne elle-même, le chef Cuisine, les administrateurs. Personne d'autre.
Mot de passe
- Par défaut 123456.
- Demande de changement à la première connexion.
- L'utilisateur peut le changer à tout moment via Menu → « Changer mon mot de passe ».
- Pour les administrateurs, un second mot de passe (mot de passe admin) existe pour la gestion avancée.
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📍 Lieux
Les endroits où se déroulent les activités, avec capacité pour la billetterie.
Module simple mais important. Sert à toutes les activités et à la billetterie.
Champs d'un lieu
| Champ | Sens | Si vide |
|---|---|---|
| Nom | « Salle de l'Épopéa » | Obligatoire |
| Type | Intérieur / Extérieur (configurable dans Paramètres) | Aucun impact (info) |
| Capacité | Nombre de places (sert à la billetterie) | La billetterie ne pourra pas calculer les places restantes — à saisir si la salle accueille des spectacles payants |
| Notes | Texte libre (équipements, accès, contraintes) | Aucun impact (info) |
| Couleur | Pastille d'identité visuelle | Couleur par défaut |
Capacité = jauge par défaut
La capacité du lieu sert de jauge par défaut pour la billetterie. Vous pouvez surcharger cette jauge date par date (pour une représentation avec capacité réduite — soirée privée, contrainte sécurité…) via la fiche de la production → onglet Billetterie.
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🔍 Recherche / planning
Deux niveaux de recherche : vue rapide et recherche approfondie.
Deux niveaux : Vue rapide (planning courant) et Recherche approfondie (filtres avancés + exports).
Vue rapide (onglet Planning)
Filtres : personne, production, dates. Affichage chronologique simple. Quand on choisit une production, les dates se pré-remplissent.
Boutons d'action :
- 📤 Envoyer — envoie le planning par mail à une sélection de personnes
- Modifier en lot — voir modification en lot
Recherche approfondie
Lancée depuis Vue rapide → « 🔍 Recherche approfondie / Impression ». Multi-filtres :
- Période
- Productions (multi-sélection)
- Personnes
- Départements et fonctions
- Lieux
- Types d'activité
- Statut (Planifié / Publié / Annulé)
Vues : Liste, Semaine, Journée, Production. Chaque vue exportable en PDF.
Recherche IA (administrateurs)
Bouton 🤖 à côté de la barre de recherche : pose une question en langage naturel (« combien de pianistes sur Hoffmann ? », « qui est libre le 15 juillet ? »). L'IA interroge la base et répond. Voir aussi l'article Assistant IA.
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🎫 Billetterie
Configurer les catégories tarifaires, compter les places au guichet, suivre les ventes en quasi-temps réel.
Module de billetterie pour les spectacles. Mélange comptage manuel au guichet + synchronisation automatique BilletWeb (rapide pendant entrée publique, profonde le reste du temps).
Configuration — catégories tarifaires
Pour chaque production (type Production ou Événement, pas Location), on configure les catégories tarifaires depuis la fiche production → onglet « 🎫 Billetterie ».
Catégories par défaut (initialisées automatiquement) :
- Normal
- Réduit
- Avec repas
- Invitation (0 €)
Chaque catégorie a un libellé et un prix. On peut ajouter ou supprimer des catégories (Carré Or, Étudiant…).
Comptage au guichet — la vue hôtesses
Menu « 🎫 Billetterie » → vue hôtesses. Une carte par date de représentation à venir avec :
- Le total des places restantes en gros, vert si OK / orange si < 20 / rouge si plein
- Une ligne par catégorie avec un compteur −1 / valeur / +1 (gros boutons, mobile-friendly)
- Le détail des ventes par canal : 🎟️ BilletWeb, 💛 HelloAsso, ✋ Guichet manuel
- Statut de la billetterie pour cette date (sélecteur si admin / chef)
Statuts billetterie
| Statut | Sens |
|---|---|
| ⚪ Non ouverte | Pas encore en vente |
| 🟢 Ouverte | En vente, comptage actif |
| 🔴 Complète | Affichage « complet », empêche les ventes |
| ⚫ Fermée | Vente fermée (avant ou après le spectacle) |
Jauge personnalisée par date
La capacité par défaut est celle du lieu. Mais on peut surcharger date par date (par exemple pour une soirée privée, jauge ramenée à 200 places au lieu de 400). Fait depuis la fiche production → onglet Billetterie → édition d'une date.
Désactiver une catégorie pour une date
Sur la vue hôtesses, bouton ✖ à côté d'une catégorie : la désactive pour cette date uniquement. Utile si vous décidez de ne pas vendre la catégorie « Avec repas » sur la 3e représentation. Bouton ↺ Réactiver pour annuler.
Décompte des places restantes
Places restantes = Capacité − (BilletWeb + Guichet manuel). Mis à jour en quasi-temps réel par la sync rapide.
Compteurs en temps réel (V67)
Pendant les entrées publiques, le widget se rafraîchit automatiquement toutes les 30 secondes (et toutes les 5 minutes le reste du temps). Sur chaque ligne de représentation :
- Vendu — total places vendues (BilletWeb + Guichet)
- · ✅ X en vert (visible si le scan est actif) — nombre de personnes déjà entrées dans la salle
- · 🪑 Z en orange (visible en mode live si entrés > 0) — billets vendus mais pas encore scannés (sièges libérables si la personne ne se présente pas)
- Sur les représentations passées : · ✅ X (Y % présents) — taux de présence final, statistique utile pour les bilans
Indicateur de sync
Un petit point bleu pulsant apparaît en haut du widget pendant chaque appel automatique vers BilletWeb (≈1 sec). Discret, juste assez pour confirmer que ça fonctionne.
Historique d'achat par personne
Sur chaque fiche personne en bas, section « 🎫 Historique billetterie » : X billets achetés / ✅ Y présences / 🪑 Z non scannés + détail des 30 derniers billets avec statut et date. Permet d'identifier les profils qui paient mais ne viennent pas (taux de présence coloré : vert ≥80%, orange 50-79%, rouge <50%).
Si une activité Spectacle n'a pas le bon type : elle n'apparaîtra pas dans la billetterie.
Pour les détails techniques de la sync BilletWeb (configuration initiale, mapping events ↔ productions, historique des runs) : voir l'article Synchroniser BilletWeb en section Administration.
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📺 Écrans publics (dashboard)
Le pilotage des télés et bornes tactiles affichant le planning du jour.
Le Dashboard Régie pilote les écrans publics du château : TV du bar, TV des coulisses, bornes tactiles, grands écrans en salle.
Architecture — destinations d'affichage
Menu « 📺 Dashboard » → console de régie. Chaque carte représente une « destination d'affichage », c'est-à-dire un écran physique. On crée autant de destinations qu'on a d'écrans.
Configuration par destination :
- Icône + Nom (🍺 Bar, 🎭 Coulisses…)
- Production à diffuser : Toutes, ou une production spécifique
- Bandeau d'info qui défile en bas (propre à cet écran)
- Médias (photos et vidéos) qui défilent toutes les 60 secondes
- Cadences personnalisées (vitesse de scroll, durée des médias)
- Actif / inactif
Onglets de la régie
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| 📋 Régie | Liste des destinations (écrans). Création, édition, publication. |
| 🎬 Programmation | Messages live ponctuels + soirées (scénarios) |
| ⚙️ Paramètres | Réglages globaux du dashboard |
Modes d'affichage
- Normal — vue large (« Aujourd'hui » + « Prochaines activités » qui défilent)
- Focus aujourd'hui — zoom sur la journée en cours, défilement vertical automatique, idéal pour les coulisses
- Compact — adapté aux petits écrans tactiles
- Élargi — adapté aux grandes TV 4K
Messages programmés et soirées
Onglet Programmation :
- 📌 Messages ponctuels — pop-ups ou bandeaux affichés à une date et heure précise sur certains écrans (« Pause 15 min », « Retour dans 5 min »).
- 🎭 Soirées (scénarios) — séquence de messages liés à un événement avec horaire de début + décalages (T+0 « Bienvenue », T+30 « Pause », T+45 « Reprise »…). Boutons Pause / +15 min / Reset en direct.
Image de fond plein écran
Sur un message, vous pouvez choisir une image de fond plein écran au lieu d'un simple bandeau (pratique pour une pause spectacle avec une affiche).
Horloge synchronisée entre écrans
Tous les écrans synchronisent leur horloge via le serveur — pas de dérive entre la TV du bar et la borne tactile.
Comment diffuser un Dashboard
- Dans la régie, sur la destination voulue, bouton ▶ Publier — ouvre dans une nouvelle fenêtre.
- Basculer en plein écran (F11) sur Mac/PC et envoyer en AirPlay sur une Apple TV, ou afficher directement sur l'écran connecté.
- Pour un kiosque dédié (borne tactile, TV permanente) : Simon configure le matériel en amont — pas d'action requise côté utilisateur.
Besoin d'aide ?
Si quelque chose ne fonctionne pas comme prévu, envoyez un message à support@kairos-suite.com en décrivant ce que vous étiez en train de faire. Vous recevrez une réponse rapidement et on règlera la situation ensemble.
💬 Projets — collaboration avec IA
Le module collaboratif chat + IA + budget pour préparer un projet en équipe.
Module collaboratif pour les projets de l'association : organisation d'un événement, écriture d'un dossier de subvention, brainstorm sur la communication, etc.
Anatomie d'un projet
- Chat collaboratif — chaque membre écrit ses messages, avec couleur stable par auteur
- Document de synthèse — écrit progressivement par l'IA à partir du chat. Évolue à chaque message.
- Budget (optionnel) — extraction automatique des montants mentionnés (niveau 1 : valeurs simples ; niveau 2 : extraction IA structurée par items)
- Statut — actif, en pause, terminé, etc. (configurable)
- Membres — qui a accès au projet
Créer un projet
- Onglet Projets → « + Nouveau projet ».
- Nom, statut, description courte.
- Enregistrer.
- Ouvrir le projet → onglet Membres → ajouter des personnes. Un mail d'invitation leur est envoyé.
Écrire dans le chat
Champ de saisie en bas du chat. Multi-lignes. Bouton 🎤 sur mobile pour dictée vocale.
Chaque message déclenche en arrière-plan une mise à jour de la synthèse IA. Vous voyez le résultat au rafraîchissement de la page ou en cliquant « Voir la synthèse ».
Document de synthèse
Affiché en mode Aperçu ou Édition. Vous pouvez :
- Modifier directement le texte — vos modifications sont prioritaires sur l'IA, elle n'écrasera plus la partie modifiée.
- Bouton ✨ Améliorer avec l'IA — relance une passe de raffinement (clarifier, structurer, supprimer les redites).
- Bouton 📤 Exporter en Markdown ou PDF.
Budget
Section repliable. Niveau 1 : extraction automatique de tous les montants mentionnés dans le chat. Niveau 2 : l'IA structure par items (« Catering : 800 € », « Location matériel : 1500 € »…).
Suspendre ou réactiver un projet
Administrateur uniquement. Suspendre fige le chat et la synthèse (lecture seule pour les membres ; l'admin peut encore modifier). Idéal pour archiver sans supprimer.
Recherche IA dans les projets
Onglet Projets → bouton 🤖 : pose une question sur l'ensemble des projets (« qu'est-ce qu'on avait décidé pour le sponsoring ? »).
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⚙️ Paramètres
Le tableau de bord de configuration de l'application.
Tableau de bord de configuration. Organisé en sections repliables.
Sections principales
| Section | Contenu | Qui peut modifier |
|---|---|---|
| 🏛️ Association & frais kilométriques | Nom asso, adresse, coordonnées GPS, barème €/km, majoration logement % | Admin (gestion avancée pour la modif) |
| 🎭 Activité | Types d'activité (avec couleurs), statuts | Admin (gestion avancée pour statuts) |
| 📅 Saisons | Saisons 2025-2026, 2026-2027 avec dates | Admin |
| 👥 Personne | Catégories (bénévole, locataire…), civilités | Admin |
| 📍 Lieu | Types de lieu (Intérieur, Extérieur, Studio…) | Admin |
| 🎤 Fonctions / Départements | Liste hiérarchique fonctions → départements parents | Gestion avancée uniquement |
| 🔄 Sync HelloAsso | Configuration, formulaires liés à productions | Gestion avancée |
| 📦 Dropbox | Configuration médias / contrats signés | Gestion avancée |
| 🧹 Doublons | Outil de fusion | Gestion avancée |
| 💾 Sauvegardes | Liste sauvegardes auto, manuel, restauration | Gestion avancée |
| 📥 Import Excel | Upload Excel personnes | Gestion avancée |
Glisser-déposer pour réordonner
Dans chaque section, les items (types d'activité, catégories…) sont déplaçables par glisser-déposer (poignée ≡ à gauche). L'ordre détermine l'affichage dans les sélecteurs.
Couleurs personnalisées
Chaque item (type d'activité, catégorie, statut…) peut avoir une couleur de fond et une couleur de texte. Bouton 🎨 pour ouvrir le sélecteur de couleur, bouton ↺ pour revenir au gris par défaut.
Masquer un type des écrans publics
Bouton 🖥️ sur un type d'activité : si désactivé, le type n'apparaît pas sur les écrans publics (pratique pour les répétitions internes qu'on ne veut pas afficher).
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📋 Statuts & types — repère rapide
Le repère synthétique de tous les statuts utilisés dans l'application.
Statuts d'activité
- Planifié = brouillon, invisible utilisateurs
- Publié = visible à tous
- Annulé = barré, archivé
Statuts billetterie (par date)
- ⚪ Non ouverte / 🟢 Ouverte / 🔴 Complète / ⚫ Fermée
Types de production
- 🎬 Production / 🎪 Événement / 🔑 Location
Statuts personne
- Actif (par défaut) — peut se connecter, apparaît normalement
- ⛔ Désactivé — ne peut pas se connecter, apparaît barré
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❓ Je ne vois aucune activité
Pourquoi le planning peut sembler vide, et que faire.
Oui, c'est possible — et le plus souvent c'est normal. Les chefs préparent en mode Planifié (invisible pour les utilisateurs simples) puis publient quand tout est calé.
Causes possibles :
- Aucune activité de votre production n'est encore Publié — il faut attendre.
- Vous n'avez pas de convention sur les productions en cours — voir Le système de conventions.
- Vous filtrez sur une période où il ne se passe rien — élargir la période.
Si vous êtes sûr que ce n'est pas normal, contactez un administrateur ou écrivez à support@kairos-suite.com.
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❓ Je ne vois pas une production où je participe
Souvent, il manque une convention.
Si vous êtes utilisateur simple : vérifiez qu'on vous a bien créé une convention sur cette prod. Sans convention, vous n'êtes pas rattaché aux activités.
Demandez à un administrateur de vous l'ajouter. Voir Le système de conventions pour comprendre pourquoi c'est central.
Si ça ne se résout pas, écrivez à support@kairos-suite.com.
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❓ Une activité est barrée
Ça veut dire qu'elle a été annulée.
Une activité barrée a été Annulée. Elle reste visible pour l'historique, mais elle ne se tiendra pas. Pas besoin de vous déplacer.
Si vous pensez qu'il y a une erreur (annulation par mégarde), prévenez un chef ou un administrateur.
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❓ Il me manque des onglets
Personnes, Lieux, Paramètres… ne s'affichent que pour certains rôles.
Les onglets Personnes, Lieux, Paramètres, Dashboard, Sync HelloAsso… sont réservés aux chefs et aux administrateurs.
Si vous êtes utilisateur simple, c'est normal de ne pas les voir. Si vous pensez avoir besoin de droits supplémentaires (parce que vous êtes chef de département ou administrateur), demandez à un administrateur de vous promouvoir.
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❓ Programmer un spectacle de A à Z
Vue d'ensemble de la chaîne pour organiser un spectacle.
- Administrateur : créer la production avec dates début / fin → squelettes d'activités générés automatiquement.
- Administrateur : configurer la distribution (solistes, chœur, orchestre).
- Administrateur : créer les conventions des artistes (ou laisser la sync HelloAsso les créer).
- Chefs de département : remplir les activités de leur dépt (type, lieu, horaires précis, notes).
- Administrateur ou chef : configurer la billetterie (catégories, prix, statut « Ouverte »).
- Administrateur : passer les activités en Publié (gestion avancée) quand tout est calé.
- Configurer le Dashboard Régie pour les écrans du château.
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❓ « Session expirée »
Pourquoi vous êtes redirigé vers la page de connexion.
Normal après plusieurs heures d'inactivité. Reconnectez-vous, vous repartez où vous étiez.
Si vous étiez en train de remplir un long formulaire : pensez à enregistrer régulièrement. L'application affiche aussi une fenêtre automatique en cas d'expiration détectée.
Si « Session expirée » revient en boucle, ou apparaît au bout de quelques minutes seulement, écrivez à support@kairos-suite.com.
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❓ Imprimer / exporter mon planning
Sortir un PDF de votre planning pour le garder offline.
Plusieurs solutions :
- Onglet Planning ou Recherche → Ctrl+P (Cmd+P sur Mac). Le rendu est optimisé pour l'impression.
- Recherche approfondie → bouton « Exporter PDF » pour un PDF mis en page.
- Pour avoir tout le mode d'emploi en PDF (utile pour consulter sur iPad pendant qu'on utilise l'app) : bouton « 📄 Télécharger en PDF » en haut de cette page.
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❓ Quelque chose ne marche pas
Comment signaler un problème pour le résoudre rapidement.
Si quelque chose ne fonctionne pas comme prévu, ne perdez pas de temps à chercher seul.
Envoyez un email à support@kairos-suite.com en décrivant :
- Ce que vous étiez en train de faire
- Ce qui s'est passé (message d'erreur, page blanche, action sans effet…)
- Le moment approximatif (date et heure)
- L'appareil utilisé (ordinateur, iPhone, iPad…) et le navigateur si vous le savez
Vous recevrez une réponse rapidement et on règlera la situation ensemble. Pas la peine d'essayer de réparer vous-même, et encore moins de toucher à quelque chose de technique — on s'en occupe.
Premiers réflexes utiles
- Rafraîchir la page (F5 ou Cmd+R) — règle 80 % des bizarreries.
- Vider le cache (Cmd+Shift+R / Ctrl+Shift+F5) si l'apparence est cassée.
- Re-connectez-vous si on vous a déconnecté soudainement.
Si le problème persiste après ces gestes : support@kairos-suite.com.
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